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2 ^' t! b+ _- q 一.总则 & o' G/ A% P2 q7 k6 y
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 4 o& H" W. _5 o1 R3 n, ?
本办法适用于全公司各部门。 % {. v! B/ ]" v8 E4 ]; Y( v
二.对外接待范围 6 k5 b8 ?/ ~# c2 _! y! I8 w
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 8 ?& [5 R1 W9 T( k. ^" Z
接待的对象分为内宾和外宾。 ?/ M0 _6 v$ s0 k. @, P# V; c
三.对外接待部门
# |- X8 V" v" Z5 K1 K0 \ 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
N: b1 o: T# f+ a 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 . W$ F/ t# I9 o* Q8 u
四.对外接待原则
$ E7 h5 i, ^ W7 G% o* k 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
1 E* c$ I, Q: ^* p) _* f 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
2 y& |2 ^& e, H, _3 k 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 - w9 n8 N: Z Y, N" |0 k# G6 ~
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
+ i, s# S- a% t; m( o: A+ A 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
/ z5 y- z: T9 E' H& P/ V/ N 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 & S, ?4 Y. l/ L; ], w* i
五.接待规格的确定。 & Z8 s5 A4 E5 g. W! d4 o( u
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
, ]6 m- c% N+ z6 [5 k. G3 L5 L 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 5 v1 Y* c; Y# B
六.接待礼仪 s6 |; u- r. n+ X K2 z
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 & Z' i# Q" g9 r( @) Z
2.接待：主动起迎，问明来意。 & W& |( x1 @$ M
3.安排交谈地点：
5 o8 t9 {+ n6 L" |: e ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
+ ~' T- A) n1 F% I8 Z ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 7 L$ y. i' w ~& F; R. }. c
⑶切忌让客人久候而无人问津。 : }4 M, e+ L1 q: f+ e
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
/ G% g* X" C0 }6 w, V 七.引见。 c$ _) f; i9 \ M
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
0 K% z- m+ a9 s 引见顺序； ! h8 z+ g: p# E1 L3 s
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
. [% ~' D: v, q% o; _7 T; ~/ V8 g0 I ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
[/ M, O9 r) `: z/ w1 Y ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
^+ O- ]' L1 @- V# V8 R ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ; `0 O; N" u1 M: a/ t
八.行路。
+ C2 M# d* b8 x' ^5 f1 p 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； ( {# c; Y) Z4 ^. L9 k
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； $ {. _8 V/ _6 H# m# p
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
6 h7 G. ]- ?# g% j; ^ 九.其他。 ( P4 X y& F- i0 M0 f+ x
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
! @/ t# M; k3 g; T, b- } 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
8 E$ k1 K8 D( C3 B 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ' f5 Z& j6 D7 Y. w+ a
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 7 z2 ~: M( p. K
㈠接待内宾。
9 l2 P) a2 Q; S% U" q 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
, R. @( j9 E( z# S" Y 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
- {( }3 x* l( f9 D |) U0 o 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
0 P+ ?8 J: b a7 I8 U4 l9 ` 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
# T/ ]" k2 q7 O* A- y7 z2 U 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
4 Z# r; G( f9 ~! E* b& ?$ T* } 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 9 |" f4 B; j. K* a
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
4 Y7 m; g" z! V! N# ` 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 % j! r M9 d0 m# P
㈡接待来宾。
# y. K' o" u3 U4 p* a' z 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： " Q. V. P: z; `3 `5 L: |, ?# ?
迎送。 . C j) `/ m, @
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 0 p2 g' n8 I1 B4 b
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 - |/ {" e9 L& ^: {5 |
会见会谈。
. e7 l! h( f6 o8 f3 q 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 / D4 N/ `2 f# t
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 , x2 E! L* Y9 U$ g- ]! u
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
" R# P2 r/ E4 |6 m9 e O- L6 l) R8 o+ I 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
* U! j8 \1 M0 M3 {* L" E0 Q0 p9 l9 p 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
8 d5 D. @7 k$ t, ` 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
2 G6 Y* T9 d; ^& n, w# K 宴请。 ' Z# Y: D) o4 @$ U2 `. d
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
' W$ l) B$ L2 C& b* J( q B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 4 n' _) q7 c ?9 T' }1 o
文艺晚会。 ' x. u: ]8 R' R9 q$ }% I
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
1 Z/ R1 t- h# Q. x- c: ` 参观游览。
q! n! \0 X& ?/ i! }# `2 B- ~ 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
" A0 Z; K2 c7 `( x O. p 接待标准 $ J& A8 o" v( g/ ?
⑴用餐标准。
) K) }0 }2 k% T6 T' _ 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
8 b0 N2 n: k( ?, Q 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
0 C" Z5 H0 }# R5 g7 @ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 5 G' r' K$ }$ ~# Q8 m/ @, ~- u- _9 S
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ( k5 y* }# w: z, C, F) ~. j$ l9 F& Q
5、常客 员工标准
4 @0 K/ g, @) ~' { (2)住宿安排。
8 \# y0 {/ h# K 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 , `/ S7 Z4 M; d+ k& i
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
( j5 U/ A# K, {3 y6 ^ 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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