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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
E, @, i+ R3 _# o8 E3 }1 K7 t 做会议记录，写着写着笔没水了； a: E+ ~+ z$ a5 d7 d" r4 g3 }
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
/ `- ]* U) W" s$ U7 k5 o, | 用胶水时，找不到刷子；
0 k+ T& c; i% ^) H; M: N( P 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
" U, p9 |; J2 R. b 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
# `: u& O) g+ p' ^- V' n4 q4 v 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
9 H2 W! _' c4 [ H/ J# `; e 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- }- x. d% G* m: M U3 T ` 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
/ n% z$ j0 d# r4 p% w& M4 a 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
9 m f- x O, T' c# g O' e 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 7 v) r8 A; o( f: }& R2 v$ U
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
s5 A* h4 l: R0 y 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 F/ U# j1 r$ |, }6 ~- x, p 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 # @( y. p- U- d. i4 l$ A
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ( T) D4 l+ p2 i$ S4 h
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 8 {. I. Y+ o' F! d& ]. Q
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
3 t/ w0 m; z$ e" O4 q 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
- j( u% {: A, k1 I6 [6 M5 p 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 : ]: M& W) W1 H& L+ s! W
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
* G9 i9 |, X" w0 P9 P7 [ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
1 e" y% U' m3 ~: v x! b+ ? 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
$ n9 F$ ^9 W4 w, e: e1 ? 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
8 q$ a1 Z0 n1 s4 W! b2 h |: H 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ) J' e9 z/ X: ^5 q6 t5 m: l
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 : g* y6 k$ G; M
9、与本职工作有关的表格。
! l; ~: K; [! ^# v, @: S! @ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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