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5 t: r+ h/ x+ e$ c. o+ b) c 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：/ F1 e$ F5 M4 t; C
做会议记录，写着写着笔没水了； 1 |5 k) K8 U! i0 p4 ]
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
3 ^" `& k' ?+ y% A 用胶水时，找不到刷子；
8 f. O" a% E( W) a 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
: [5 U- M& i3 o# p; l3 i 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ' q0 ~: V# A) \3 K* |8 |" `8 K" U2 A
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
1 M5 `5 v: J+ J# c( k- Z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
$ I& X$ I% q5 h6 R$ A/ g 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 A* G2 Z7 }7 H: H e% E
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
, o$ O0 e. t# E4 u 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
$ X2 s) \ s9 d4 `' c; k: ^ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! q" l0 A; q o" c3 c
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 {1 @5 L- [/ _ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
, [8 }8 Z6 W: `( M, S2 ~ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
9 O% k6 P$ U$ |3 d& j 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 J2 d6 {& S6 S! u
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 : ? C& ~2 d. k; b7 e1 f' h* j
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： : P; u+ ^& V% g5 L3 t$ X
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 2 ]- n9 \: ^7 d2 @' `* A/ w# A
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 X' p. q! N6 S3 I& U 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
. _: Y! i, I0 A* K6 L" ?$ ?) u 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
* u r8 Z1 u1 W9 M 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 , y( |" w2 T& H5 [
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
! p% X3 ~, w" W: W& v9 W 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ) o5 ^5 X |6 k% L* F
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 `# J' w8 L# ]% H6 y' T 9、与本职工作有关的表格。
7 I6 ?7 c& G7 V5 K 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 w, D$ y4 ~& ~# R6 S6 u9 L
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