老秘总结公文写作中的六种常见错误

一、发文字号编写不当
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$ H, l9 }( p1 `+ h% L: M6 J( W. u　　发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》(GB／T9704——1999(以下简称“新国标”)规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘[ ]’括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：
　　1、机关代字混淆。
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    机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。

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! [  u" U$ Q' n' \& j1 G7 L1 ~　　2、年份不全。乱用括号。例如：

　　①金计生 (96) 第15号

7 Z; l) R  o1 [3 F% N　　②夹民政 (2003)  16号
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/ B5 `3 k: i# `. U5 r" H$ T4 c1 x( O　　③夹府发〔2002〕 47号

: W" k( o6 x, V+ q　　例①年份不全，应写为“1996”，使用圆括号也不正确，根据《国家行政机关公文格式》GB/T9704——1988 (以下简称“原国标”)规定，应用六角括号“〔〕”，“第”字多余，应删去；例②③年份应置于六角括号“〔〕”内。


; l7 w4 j; v$ d: L  g' }+ E　　3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：
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* S' i- ^9 R4 X6 l　　①成保〔96〕劳人字第51号
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2 a7 n6 }0 V) c　　②〔2000〕外经贸发展审函字第2691号
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“新国标”和“原国标”都规定了机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”。因此，例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人 〔1996〕51号”；例②年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函 2000 2691号”。


1 I/ Z, r* @$ i  q0 k二、标题拟写不当

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2 ?/ y; N8 E2 b. ]3 D/ }6 J　　标题是文章的“眼睛”，拟制时必须精心对待，不可马虎。公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》，也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成。但“两要素”的或由“文种”构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面的错误。
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　　1、文种错用   


　　文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。对于文种的选择。应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象。
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　　(1)请示与报告错用、并用

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  请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”   (《办法》)，上级对于请示必须有答复，必须事前行文，而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”  (《办法》)，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。但在写作中，人们没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如：
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　　①《××公司关于急需购买碱性电池的报告》
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　　②《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》
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4 ]3 r/ Q( Q( V7 h   　　以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。

　　(2)函与请示错用
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/ N  w; m7 I4 P: b5 a　　《办法》明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”；“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”，这是选择这两个文种的关键点。但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事．而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。
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　　(3)通告与公告错用

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    通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”  (《办法》)，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”(《办法》)。从二者概念来看，二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛——“向国内外宣布”，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小——“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如：

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　　①《××商场有奖销售开奖公告》


5 F1 \" d9 l# B: R, f7 }* o　　②《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》
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% }& `; D5 x4 y+ ^8 ?/ ~0 m　　③《××火车站关于火车晚点的公告》


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% z9 P% Q( c/ K) x　　以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。因此，“公告”应改为“通告”。


3 |# S2 i" h, N/ M" |& {　　除以上三组文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列举。

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　　2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确
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　　公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如：

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　　①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》

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　　②《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》
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5 T2 H! R+ t& d) E: t# V4 Z　　③《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》(应为“请示”，少了介词“关于”。该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼。)
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, m6 d! L% S' a* I　　④《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》
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8 |( R5 p+ [4 ?( \4 @6 y    　　例①的错误是词义重复，文种“请示”已含“请求”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为《××县人民政府关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报》；例③属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示》；例④属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词“关于”重复使用，“通知”也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知》。
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9 m& s8 I& a! F' C　　3、乱用标点符号  
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3 a, w- G9 D6 u! e; q% R1 k4 { 　　《办法》明确规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。写作中，人们不循此规，常常不该使用标点的却使用了，或该使用标点的却用错了。例如：

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　　①《国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知》

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. Y% x6 g* c+ i" h% j　　②《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知》
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5 ?' Y9 h* j/ u　　③《X X县工商局、税务局关于发布“X X县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》
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8 A2 j2 {( i% x5 j) E　　例①被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象“X X县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。
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三、主送机关标注不当

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四、引用公文不当
4 m9 X8 w9 |/ U  W: w7 R　　在公文写作中，常常引用公文说明行文依据。正确引用公文成为公文写作规范化极其重要的一个环节。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”在操作时，正确的做法是：先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号，例如：  你行《关于调整货币政策委员会及任免的请示》(银发[2000]13号)收悉。”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是，例如：


: `$ D5 B- T3 `% g  h　　①你公司《关于成立通洲集团中心拍卖行的请示》悉……


    　　②7月20 日《通告》停止了省交通厅×交计字[2000]1号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取……
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　　③你院×月X日请示收悉……

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　　④在粤府〔1996〕38号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中……

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　　例①只引标题而没引发文字号；例②只引了发文字号而没引标题；例③既没引标题也没引发文字号；例④虽然公文的标题和发文字号都有，但标题与发文字号顺序颠倒，且标题用成了引号，所引发文字号未加圆括号。
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五、结构层次序数标注不当


　　对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。《办法》规定：“结构层次序数，第一层为‘一’，第二层为‘(一)’，第三层为‘1’，第四层为‘(1)’。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。在实践中常出现不规范现象。例如《关于××省××地区××银行机构合并问题的请示》  (××银发〔1996〕124号)、《××省××培训中心关于筹建教学急需实验室的请示》  (××中心〔2001〕15号)，这两篇公文的内容都只有一个结构层次，其序数标为‘‘l、2、3……”，正确的应为“一、二、三……”；又如《××县人民政府关于召开经济工作会议的通知》 (1998年9月8 日)，也只一个结构层次，其序数标为 “(一)、(二)、(三)……”，显然也是错误的；再如《中共中央  国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定》(1993年10月5日)，内容有两个结构层次，第一层标为“一、二、三……”，第二层标为“(1)、  (2)、  (3)……”，很明显第二层序数标注错误，应标为“（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。 作者：毛莉蓉
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例①被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象“X X县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。

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