办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

3 o  b5 N2 a( e8 \" e" e# p加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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7 T% U7 O! n5 n" O* y四、加强办公室的日常管理

' [( ~) W# H8 }) e! \& f! Q  A/ T' R一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
- ]+ Z1 H$ w4 }  v1 K
2 [. K7 G! r& U' s联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
- B% j0 I% Z/ ]! ?$ {! k! M
8 S- a8 G: \' O! ?行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

- a0 U% h" p  v2 e$ Q$ ]一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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# K* z: v/ X7 k+ H  q; h2 m按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

& M/ d: ^3 }" T8 y* q3 s1 [4 Z6 \1 V按内容分：
4 x3 H. ~: K5 N4 h2 ~
7 B! V, A* [" |6 f办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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0 R0 n8 @5 _7 V一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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! T& T7 F0 ]4 X3 i# m三）办公室人员角色定位

0 m+ d; u3 y& o9 X2 T6 g办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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. R5 a9 E6 ]8 a（四）办公室工作对人员的要求
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- M2 q* r8 J/ |( i: A# o2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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7 y0 Y: u) m$ e: u6 r% J! J三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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2 e0 W+ I- \. U4 [8 Q1 `1 H/ |$ |四、要讲工作效率。
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' {; m: ]" j" T（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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) S# e; M7 s& c$ \/ [政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

: I1 R- ^; i' u& O" O( i: q  p# \责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
2 m: G7 h8 ?" |6 Q  B) k
; @5 M8 a( k# [0 D踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

' K6 d/ s% a0 ]7 a2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

  v7 Y/ M( u: p8 A思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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, G+ o; a! \9 v& z$ c注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

% {0 h4 X" a  C1 a* x- j# |/ O4、角色意识
  A; W% M: A) C6 r
" q+ ]( o/ }, E$ T. m1 c# s做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

责任意识

创新意识

0 h- Z  Z" v4 b6 D6 q奉献意识
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信息意识

- J8 u5 G3 ~, }! c1 W9 ?程序意识

6 n& L7 ^; \  s学习意识
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* v& _7 _! ?4 c; g" j& C0 K（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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2 l4 S* t- e; |他是否了解你的目标和意向?

2 f& m! O; t2 R4 s他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

3 c2 g0 f* Z+ h) n9 Z+ a8 _2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

+ \$ p) j  T' [4 S5 m; V* d3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

! ^/ ^: V% h  L& h他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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" H, E, t- ~( i: }! }3 K6 n, S: I领导测评办公室人员的20道题目
5 [% e- y' L+ F! p' `6 g' w
, v- m- F0 q2 X$ y  w5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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' t; q3 f4 {; H. P7 s, _3 a能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

# |" o$ X) W/ J+ _3 t能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

( W5 ]1 h( N8 G7．他是一个机智的人吗?
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# \# R9 i2 {* \+ |7 e8 X& s能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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" a; z8 r% y( E1 B9 h* ~8．他能否提高文件运转效率?
, I) c3 v3 N. r. d
4 V9 `) W2 o& b% V$ j3 v能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
$ Q' |: h2 j' @
9 c4 F5 h* w) n5 \! o' Q+ z, d) }能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

- Q% R' W# w1 X# S2 w2 @领导测评办公室人员的20道题目
2 _4 `8 {; k, k& K, \% N  q
" C) j0 ~$ t- d( @7 ^0 `9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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* W7 X- V( C3 K( W6 o当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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2 u4 q' M4 _! `% d11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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  S+ N. L( D4 P) Y+ e. q12．他是否有较广的阅读面和知识面?

0 W( x0 q0 R4 s3 Y4 e( n0 j  z是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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! V/ C' w9 I# J/ D# E0 A: m5 w& E) s" H领导测评办公室人员的20道题目
  d+ n' i; R- I+ ]6 u7 d
: m, l5 a6 \6 n" p: v% [% S4 R6 m13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

- ]5 E8 r$ h$ z  \14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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6 o8 n5 H" w  ^/ D; v6 h7 ]1 F能否以书面或口头方式简要汇报情况?

+ t5 F# k) v. M- [1 y3 H* C. h' I8 k3 V能否准确地传达你的指示?

8 g6 p0 e' B. N0 a能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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  Q( p: s1 l/ N1 I是否根据需要自愿在休息时间加班?

2 r; n" Y# U* s+ _5 J4 h8 p  `* M; y领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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6 R  H1 [1 k* E7 n' ?  [7 {18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

/ _/ t: E1 B7 s9 ~8 s# p6 {* a启示……
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, y! j" r8 H$ n1 }" m) V二、加强办公室建设
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+ ?$ j% W2 U5 k* V（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

% W0 D( _: {) y8 }9 W3、努力营造和谐人文氛围
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& M! u6 |7 ~+ B, c& K4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

' V$ E- f# C9 W' i4 `良好的礼仪形象
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9 i& R9 M' b; |: d2 y( {良好的电话形象

良好的文字形象
1 X' G$ h/ J, N/ v/ O
/ K4 H) |% c3 L& |0 Y. V3 n& y4 U良好的语言形象
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二、加强办公室建设

5 h4 s7 C* h2 P  Y+ {, S* J* h* x（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
" S7 a: y4 r% R+ V' e0 Y
3 }. L, i* `; I4 b  V0 t4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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$ X" N0 T) T' b& R5、随时让同事知道你对他的感激；
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: A5 T; p& \3 |& k* A. k6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1 p* g  x) M* {5 T- h& R1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

- n) c& H& M6 n7 c$ T（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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$ ]5 G* h; W; w) {（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

  `; {" g0 A3 J0 g) H会前准备工作
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* x( J' _1 y" S: ]4、确定会议的议程、日程和程序
) T' S% w* q  i
5、分工撰写会议文件
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  Y/ K2 h3 |9 N6 V5 y6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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2 ]- |- `2 W, v5 o0 v* F
/ [2 e' I# r& r衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~