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办公室秘书的电话礼仪有哪些?! b5 U* T8 H+ R/ `3 v
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老秘观点:
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% Y. l% m9 F/ p* q9 N6 L! m6 A办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
: l; \6 _/ M9 X. Q ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 9 Z- P8 ^/ j% Y' Q* Y, c
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 1 ~ t2 w' X8 T/ Q4 `1 @5 x
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。# Z: g9 J# u: m% ?1 w ?9 |
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 $ R. k, ^4 _0 q
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 $ q ?9 @4 k# H: w$ f
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
% f: z) G" }# Q1 J) ]8 a ■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"
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