会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
/ K: Q* u$ g+ h8 T 笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:2 j# f7 Z" q5 _5 ?( e7 O2 h
- f3 {9 N6 @3 K
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。3 _4 u4 s+ W; A
! T, m6 f/ D+ @+ F: u( D, l& w 二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。+ d) J ? K! h, t+ z" Y
9 w2 @. ^% X( J& h5 F/ @7 W 三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。
3 n) X! o, U4 _! M- l' b1 ` & X6 D. V6 I$ f9 L
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。0 h. D1 l) W" @: T' `
M7 i+ i( D! k- S( E; ~7 j- o 五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。: o- d5 }" L+ x# W! m. X& C9 D
; A& J& D7 M2 \+ F+ } 为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:4 w9 ~5 |" ]8 `; m% h* N7 K
2 |1 P8 A# X/ V; h% A4 x
5 [' V: [$ C# v, ]6 {4 F7 H |