一、会议记录格式
. f0 L2 q7 F# t 一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
& [: x8 e# q: ~- |- a 对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。! J" s# ~/ D7 N, ~- X9 ^$ ?2 i
会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。
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例文一:; T& |& }6 B& b6 Z3 S. f9 ^! o
会议名称 会议时间
" R% D% d4 @9 v# I: j5 Z, Y 会议地点 记录人# [1 R: ]+ U3 H4 ~
出席与列席会议人员& H' o' T+ m2 W6 m/ {! `
缺席人员& ?7 O5 {! A w/ o0 ^
会议主持人 审阅 签字) _: @6 h. L/ ^9 m! c! n4 _
主要议题
/ u9 |4 ^- M. s5 v' M 发言记录:. _7 Z% E" K7 z. W2 s' V
, Z* g9 I& n, E
例文二:
. t" v4 V- V, V+ a0 G+ | ××公司办公会议记录
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时间:一九××年×月×日×时. [" ]- O. G2 T9 W4 z
地点:公司办公楼五楼大会议室1 }' J! o9 w& ^. ~2 M& U R
出席人:××× ××× ××× ××× ××× ……0 }% n& U% O) k2 h# I4 i0 t
缺席人:××× ××× ××× ……
( l1 K* y: t+ \ a; ?1 G# k6 i7 `6 Z 主持人:公司总经理
! E |. E% n) E" u; B 记录人:办公室主任刘××# q8 `' I' F) D9 P4 o+ r! {, k# Q+ D
主持人发言:(略)
7 {+ W5 d. w+ m( `8 g 与会者发言:××× ………………………………………………………………; }( x* f+ n. d. Q5 s
××× ………………………………………………………………- c" F! |4 l( r& r2 ^
散会8 ?6 ~" M( ~/ [' d7 d% j
主持人:×××(签名)
- ~3 \1 C( q7 c# t3 N 记录人:×××(签名)/ ^9 e1 [" r8 n1 o" l3 H4 Y
(本会议记录共×页), n, k1 _% r! O9 i
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' W! q2 J+ j/ ^' C) v 二、会议记录的基本要求; o* ]2 f* s8 g% C( }
/ }$ l M' |5 `+ n 一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。
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2 Z' f( K9 m- f* N2 ?: q 二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。6 G: M/ a0 p( F0 S+ @3 _( A
' W5 x3 e" E! V+ N 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。
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记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。! Z @# \3 p& j) Q* ^
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四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。
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" F; `) o# A% Z4 S, V8 _) n 会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。- d& M) t6 i2 @4 P' G+ ?' |. j# F
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$ b% b; F- }+ B5 S 三、会议记录的重点
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( p9 u+ E( D" g+ H/ t) t3 ` 会议记录应该突出的重点有:3 {' W6 V" f }5 C: G, a3 [# ~4 ^
' v9 ?6 i3 [% M, H (1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
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6 ~1 Y4 S: s1 h5 N, c (2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
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$ \7 w: C+ L: C5 T0 K3 O (3)权威人士或代表人物的言论;# B1 D" i4 `* y/ f% B0 A
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(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
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(5)会议已议决的或议而未决的事项;
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% l) q$ {( S4 L4 e6 v (6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
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7 x( A( k9 B V: I 四、会议记录的写作技巧
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' z" T9 q t z9 C/ D: V2 g 一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。
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一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
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M& e; ~7 v6 a: t7 w 二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
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; Y5 }& s2 e. Q 三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
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# d3 \3 k$ E2 K( @3 V 四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
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6 T$ Q, d6 y* y* E- W 五、会议记录与会议纪要的区别: [. ?! y' ]; y! Z. `* m
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会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。 |