秘书工作中使用电话的频率很高。用好办公电话有益于提高办事效率和改善秘书形象。 ; C3 B! H4 d# c N2 x) s9 n; Q5 \4 Q8 f8 p% o! f
- ]& w9 |; |2 C& N) i$ Z4 G一、接听电话* v9 r0 K. x+ P+ C( I# m! Q L: Y. S# g8 ~. q) Z# c1 J! m
* Z% E# U6 w3 P, V ?迅速接听。电话铃声响一声大约三秒种,办公室有人情况下,最好在三声之内接听。若长时间不接电话,是不礼貌的,也会给单位留下不好的印象。" h9 ]/ E! k6 g- Q" y6 ^! |( D! s! j" R1 q
, F) f$ e: C. g8 _9 o发好首声。拿起电话的第一句话,让对方能听到亲切、优美的招呼并自报家门。这样,人家会对你和你的单位产生较好的感觉,双方对话就可能顺利展开。9 F9 X1 D* ?: O0 c! V X7 ]( h5 u, Q3 n9 Q/ Y% d
% ?+ E+ U, T5 G- v" k7 e' |8 @注意语气。要保持好的精神状态,快速理解对方意图。讲话要得体,声音要清晰,吐字要清脆。准确应答对方的提问,一时难以说清的问题,了解后及时给予回复或提供有关咨询人的姓名和电话。虽然对方看不见你,但是会从通话中感受机关的良好作风。$ R7 j; ~# B: V
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二、拨打电话9 u" V/ j5 }; K0 v8 M, ?2 k
0 a& ]; y" G) ~# {明确对象。电话接通后,发话人应主动自报单位、职务、姓名,然后询问对方是否是要找的单位或个人。当受话人的回答无误后即可交谈。5 I4 ^& g, F. a: J& ?! ?1 }0 N
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说话简明。打电话要简明扼要,节约时间。无论是通知事项还是商洽问题,都要讲清楚、说短话,提高工作效率。& z0 ?3 R% \5 p m
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8 h/ v; p1 w7 }0 k7 w6 B尊重对方。尊重他人是自身素质的反映。无论是与上级、平级还是下级通话,也不论是受领导委托还是本部门工作需要打电话,都要本着尊重对方的心态礼貌用语。不能居高临下,口大气粗。 |