一段：发通知9 N2 Q2 j: A& J; o+ T) v" B) g
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
- O4 n1 J8 r% U _$ ?- Y! X, F发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到0 d7 e, [" T$ q7 s) q. l
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三段：重检查3 D# }' @; F( V
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
& s- G8 q. L W: `( Z发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议/ J& G! P* Z3 e& F; o8 _. A, J/ ~
7 ]! a. @8 a) g+ H: ^五段：细准备0 _% t* v. b7 z7 \* U
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）* }( g: s8 @ I p7 V% a/ b
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六段：做记录
, @: r+ k8 v" @1 i发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录/ _" O7 @# \- g- r
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任1 I% J* i5 H& d/ H$ O( N& |
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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$ e! I, F& }0 S: C1 t; t& F& \九段：做流程
6 U$ U* K% k, N5 A把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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