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% f" P: y5 [3 O7 w' |! amso-font-kerning:0pt">2012 + g- t( A3 S/ Q) Q! @, x( S/ _4 wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 9 I$ |5 V) V( W5 A/ P: f2 \* K
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容# l" c, ]. z W" q4 `8 Q7 t$ }
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" M9 g u$ R- Q0 n3 {# j V8 c; E6 \+ F$ n- t# ]
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。 U& G' K, @7 G& O+ ~, A$ ]- [" Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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: L$ V9 \4 i4 K" I+ fmso-font-kerning:0pt">1. + |6 \: W* j9 n6 V' w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 4 |" t) _4 X0 O1 ^' ]. x+ J5 P
8 @/ Y- v7 S+ Y" E+ q5 S0 \' \3 r% M! q$ h1 ^mso-font-kerning:0pt">2. 8 X: o: R) W& R/ v& ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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* b' e5 J9 a' y* q& \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。" p0 V4 Z$ q" l
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 + g, C! u7 ~5 U* U, [- }
' T3 I: x' |" \0 c- n- y2 f2 N% p0 \! v; u# w I' Y/ u( U7 lmso-font-kerning:0pt">2. 8 S* ^ J, [3 [: m G2 @# x% q) w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 - J% z' g7 x- U7 d* P6 T
; {& a1 @8 y* Y9 ^0 K! \* I4 t$ ~2 g1 n$ @3 ?& Cmso-font-kerning:0pt">3. 5 D, G- P+ P) c2 }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;" m4 k% [: a7 P* R7 e" l
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。4 `9 I3 A( g" O7 T! \ Nmso-font-kerning:0pt"> : R7 G8 D: w' D
2 v% }+ z0 U9 A' W% f* ]: W- d1 m. ?% t: Q& K5 L( L0 S* Zmso-font-kerning:0pt">1. # A! ~4 K, ^5 i; u7 O# s7 w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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3 n0 R1 C8 K5 Q: {9 o& } C; S4 c: zmso-font-kerning:0pt">2. . y& s/ R. S# d# u宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 - D, z$ A, A2 x; A5 N: U
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_1 u& a" \- M( E* Nmso-font-kerning:0pt">3. $ \" F3 h: N* L6 ^" J
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。8 ^: {/ t* _1 d/ ?. J8 U* b
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mso-font-kerning:0pt">1. / E. w4 f+ ?$ M& H# N4 ~ a6 ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 6 R) P* \7 C; a% d+ t
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mso-font-kerning:0pt">2. + S4 M# m; u3 Y9 }( D+ T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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0 K! J2 I) _( f! D! l/ f1 H; h- C( n7 x1 Vmso-font-kerning:0pt">3. " }$ q0 P1 h5 Q! B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。3 E# t0 p6 V- P; O* Z# {
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % N" m- |4 d" w
/ d! F( {: { X* b" b0 U0 l, N* Gmso-font-kerning:0pt"> + ]7 ]" [/ _- b# N+ b: ]7 l8 R* ?2 i
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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. C! c4 N. L: O$ Qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考; ]$ K) @- J" Z: H- Y. M5 @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:- c9 z* b3 e. |$ Q: [
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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0 V* m/ Q4 C; K2 {AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ; u v ?- k K& t% Ucolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% c0 b% F/ o' u8 M# t
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