一、 优秀秘书的素质要求
4 Z8 c/ H& e7 K, ^" w* P) q1. 个人素质要求: : i9 T; f0 t. ~4 o- X+ ?
1) 品德——正直善良、诚实忠心 2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到 6 Y# f) a+ q% c1 O
4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事 / o4 y b2 o4 J7 l* x- f: W7 k
6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人 2 W( M3 s3 N0 @0 y. V; _* b
2. 技能素质要求:
$ B3 H' w0 L" i3 Y# H% f- O1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、 . h" y9 }- p$ U: T8 Z+ E4 u
讲话稿等文书 ' z: F! D. m0 m y5 {
3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好 4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相
( Q. R9 L! R3 g) T关保养知识 3 E- y' l7 v% @$ ] I* F
5) 软件操作: # m: V- x( r6 t% Q8 c# m
 office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档
) H- q3 ]# Z9 N" S% m& q: j Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等 / T; H# m3 F5 ?% A. I( h
二、 秘书的岗位职责 7 a5 L! J. Y9 X' B p
1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同 借阅登记手续。 ; f- `. u3 s' m, s2 c. k
3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。 3 [3 S W; i+ ?. w
4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。 4 H! A) k8 A" k9 k K
5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
5 I V( {! I# M+ z: h2 P- U& {8 A+ o6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 3 r' i6 u# l7 K0 K9 C& U" A
7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。
6 N# I2 F8 [& I2 i$ F6 i; s; c9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。
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三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作:
; Z6 D9 D9 ?7 Z. j u# H" r5 r1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。 $ `* ^) K7 N/ a" R# P" [
4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。
# J' E! p$ Q! g7 V; K" ]9 L6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。 3 S0 H: A, K' V6 X7 d
3. 机要工作:
' y+ G$ j/ V( d7 x9 K& s1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。
0 ?3 F0 l! k6 D4 }* Z& L+ k# B2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。
) N$ Y0 M) ] J S" i6 |' u+ D6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。
* h; I! p6 |5 L! E. t4 d4. 公共关系工作 + x! [' G+ k0 @! g" o
1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。 * f Y# v+ `# k p4 \
2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。
4 W& @4 N/ A" A/ V3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。
' ^5 T- T, F0 Q& Z. | N5. 私人事务助理
$ T6 _, y+ j! @' R0 d7 c1) 尊重上司隐私,保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。 ! l. g1 e/ Q& t0 Y2 B
3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。+ A. c [/ L( o" Q
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